29. April 2020

Der Weg zurück ins Office

Die 5 wichtigsten Tipps unserer Büroplaner:

„Remote Working“ lautete das Stichwort der letzten Wochen. Wir alle haben im „Krisen-Home-Office“ einiges dazu gelernt, was digitale Tools und flexible Strukturen betrifft. Und auch, wenn sich die Arbeitswelt hierdurch sicherlich verändern wird, steht außer Frage, dass wir wieder zurück an den Ort unserer vermissten Face-to-Face-Meetings und gemeinsamen Lunch- und Kaffeepausen kommen werden. Zurück an die 140 x 80 cm, an denen schon so viele gute Ideen geboren wurden. Ob diese zukünftig flexibler vergeben werden, Büroflächen effizienter genutzt werden und das Home Office Teil unseres Alltags bleibt, wird sich noch herausstellen. Sicher aber ist, wir brauchen wieder Orte für echten, qualitativen Austausch – von Angesicht zu Angesicht. Um diese baldmöglichst zur Verfügung stellen zu können, müssen wir schnell und praktikabel sein. Wir müssen Infrastrukturen optimieren und neu gestalten. Vor allem aber müssen wir den Überblick bewahren über regelmäßig wechselnde Anforderungen an die Arbeitssicherheit und den Hygieneschutz. Damit der Wiedereinstieg weder zum finanziellen noch zum organisatorischen und baulichen „Mammutakt“ wird und sich Ihre Mitarbeiter trotzdem weiter wohlfühlen, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Definieren Sie Ihr Expertenteam!

Die Veränderungen, die Sie und Ihre Mitarbeiter erwarten, werden einiges an Aufwand bedeuten, bestimmen Sie deshalb frühzeitig Verantwortliche, die koordinieren und passend kommunizieren. Ein Team aus interdisziplinären Experten – neben dem Büroplaner reicht dies von der Arbeitssicherheit über die Krisenkommunikation und die HR-Abteilung bis hin zum IT-Spezialisten, der sich um die technische Umstrukturierung kümmert. Sollten Sie diese Positionen nicht intern abdecken können, scheuen Sie nicht davor zurück, sie mit externen Beratern zu besetzen – der Blick von außen kann sehr hilfreich sein. 

Die Mitarbeiter selbst stehen natürlich im Mittelpunkt aller Maßnahmen – sie müssen regelmäßig informiert und sensibilisiert werden. Ihr gewohnter Arbeitsalltag wird sich durch die Maßnahmen stark verändern, umso wichtiger ist es, sie mit auf die Reise zu nehmen. Sollte es in Ihrem Unternehmen keinen Betriebsrat geben, bietet es sich an Vertreter aus den Reihen der Mitarbeiter in die Arbeitsgruppe zu involvieren. 

2. Das Büro wird zur “Safer Zone”!

Nun geht es an die Umsetzung: Ihre Büroflächen müssen hinsichtlich vorgeschriebener Mindestabstände und Hygienekonformität genau unter die Lupe genommen werden. Die aktuell geltende Abstandsregelung von 1,50 m wird für viele eine Restrukturierung bedeuten. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen: Können Sie durch das Montieren temporärer Trennwände und Spuckschutz die Anzahl der Arbeitsplätze konstant halten oder müssen sie tatsächlich umplanen? Erfüllen zusätzliche Arbeitsplätze überhaupt die gängigen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung? Welches sind die richtigen temporären Elemente für Ihr Büro und wie vermeiden Sie, dass Ihre Räume am Ende nur noch durch anonyme, funktionale Einzelzellen geprägt sind? Lohnt es sich dauerhaft umzubauen oder setzen Sie besser auf eine Mietlösung auf Zeit? Entsprechen die Laufwege innerhalb des Büros den aktuellen Vorgaben? Wie können Sie qualitative Gemeinschaftszonen, wie Sozialräume, trotz der Regelung weiter erhalten, wo doch gerade diese nach der Krise besonders wichtig sein werden? Und wie können Sie zusätzliche Hygienevorrichtungen smart und optisch ansprechend integrieren?

Hierbei beraten wir Sie gerne! Unsere Innenarchitekten und Büroplaner finden effiziente und effektive Lösungen für Sie – besondere Nutzungskonzepte, die Ihre Unternehmensmarke attraktiv im Raum platzieren und somit zum echten Hingucker werden. 

3. Gemeinsamer Trainingsplan für alle – in Intervallen sicher ans Ziel!

Verfolgen Sie den Weg zurück Schritt für Schritt. Im Sinne des Wohles Ihrer Mitarbeiter ist es wenig zielführend direkt die gesamte Belegschaft auf einmal wieder ins Büro zu bestellen. Investieren Sie deshalb in eine ausgefeilte Anwesenheitsplanung. Durch wechselnde vor Ort und Home Office Schichten innerhalb einzelner Teams  schaffen Sie einen fließenden Übergang und erhöhen durch weniger gleichzeitige Kontakte im Büro die Sicherheit. Damit vermeiden Sie im Falle einer Infektion den Komplettausfall einer Arbeitsgruppe. 

4. Worst Case Szenario Planung

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Sachen Hygiene und Verhalten, sodass es hoffentlich gar nicht erst zum Ernstfall kommt. Sollte es dennoch zu einer Infektion kommen, seien Sie vorbereitet und informieren Sie Ihre Mitarbeiter ausreichend und frühzeitig über einen Notfallplan. 

5. Wohlfühlen & Unternehmensmarke stärken!

Gerade in Krisenzeiten ist es enorm wichtig, dass Arbeitsplätze trotz aller hygienischen Anforderungen angenehm gestaltet und nicht nur rein funktional ausgestattet sind. Dabei bieten sich durchaus Möglichkeiten, z.B. notwendige Abstandsmarkierungen im Büro mit einfachen grafischen Mitteln zu etwas Besonderem zu machen. Trennwände zwischen einzelnen Plätzen müssen nicht an die Aufsätze einer Verkaufstheke erinnern, sie können durchaus die Markenkommunikation im Raum unterstützen. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken.

Sollten durch den abstandsbedingten Wegfall von Arbeitstischen temporäre Ausweichflächen benötigt werden, bieten wir Ihnen unterschiedliche Lösungen, vom mobilen autarken Einzelarbeitsplatz bis hin zur kompletten Interimsfläche im Corporate Look. 

Haben Sie noch Fragen oder benötigen Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer “After-Corona-Bürostrategie”, dann freuen wir uns auf Ihre Nachricht. 
 

Mathias Pritzkow
COO
+49 69 4015073 16
m.pritzkow@jazzunique.de

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